展示会を成功させるために必要な会場と準備とは

まずは最適な会場選びから

会社が作り出した新しい商品や技術を発表したい、そのために行われるものの1つが展示会です。当日は自分達だけが独占できる会場を準備するのか、あるいは同じような商品や技術を扱う他の会社と共同で開催するのかで、規模も違ってきます。まず自分達の商品や技術を知ってもらうためには、なるべく多くの人の目が集まる場所や、見やすい場所を確保するのが最優先事項です。レンタルスペースの広さ等によってレンタル料が変わる場合もあります。予算内に収まる範囲でなるべく早めにふさわしい会場や場所をおさえておきましょう。

必要なものが揃っているかはあらかじめ確認します

展示したい商品や技術に関するものはもちろん、必要な電気ケーブルなどは忘れずに会場に届くようわかりやすく梱包します。配布用のパンフレットや、アンケート用紙を記入してもらうための筆記用具、ちょっとした掃除用具など、必要と思われるものはあらあじめリスト化しておいて確認できるようにしておくと便利です。以前、展示会を経験した人に、準備しておくとよいものを確認しておくのも参考になります。会場に荷物や必要なものを発送する前にチェックして、当日慌てないようにします。

必要なスタッフに連絡は伝わっていますか

展示会の主役は新しい商品や技術ですが、それを紹介するためのスタッフも欠かせません。当日は必要なスタッフが全員揃っているか、それぞれの休憩時間などのタイムスケジュールの管理も必要になります。展示会のための服装や髪形などで注意点があれば、当日までに間に合うよう、スタッフ全員に連絡します。誰がどんな役割を担当するのか、想定外の出来事があった場合の連絡は誰にするかも明確にしておきます。商品や技術だけでなく、スタッフ全体の対応が素晴らしいものであれば、展示会を成功に導く力になるでしょう。

展示会の施工を行っている業者を探すときのポイントは、大規模なイベント会場におけるブースの施工実績の多さに注目することです。