自分の仕事と能力を把握して仕事を効率化させよう

タスクの整理をして、自分の仕事を把握する

自分の抱えている仕事をリスト化したことはあるでしょうか。頭の中に入っているから大丈夫、と思いがちですが振り返ってみてください。やらなければいけない仕事を忘れてしまったり、スケジュールを勘違いして覚えていたりした経験はないでしょうか。誰にでもあるうっかりだと思うかもしれませんが、そのうっかりを減らすことが大事です。1週間分の仕事をリストにしてみましょう。そこにどんどん急ぎの仕事が追加されていきます。しかしどうしてもスケジュール上間に合わない仕事が出てくるかもしれません。リスト化することで、ざっと日々の仕事の具合と計算することが可能になり、例えば誰かに手伝ってもらうとか、締切りの調整をするとか、無理して残業をしなければならないのかがわかるようになるのです。まずは仕事の全体を把握することが大事なのです。

優先順位をつけて仕事を進める

ずらりと抱えている仕事を箇条書きで並べると、ぼんやりとスケジュールができあがります。しかし、それをただこなすのでは効率は上がりません。毎日の自分のスケジュールーにパズルのようにはめていってください。まずは優先順位の高いものから取りかかりましょう。スケジュールや重大さなどで決めていきます。スケジュールに余裕があっても大事な案件や非常に頭を使うものは優先してやっておきましょう。突発の会議やミーティングで、予定していた時間がとれなくなったとき、リスクが高いものは早めに終わらせておくのがいいです。大事な案件は後からいいアイデアが浮かぶ可能性もあります。土台だけ作っておいて頭の片隅で日々考えておくのも有効です。

自分の能力を過信しない

効率的に仕事を進める上で大事になるのが、自分の能力の見極めです。スケジュールはどうしても自分が一番パフォーマンスが良かった時のことを思い浮かべてしまいます。すごく乗っている時の自分をベースに予定を組むと、平常時そこまでの能力が発揮されない場合、どんどん予定は押していってしまいます。予定通り仕事が進められなくていつも残業になる、という人は大抵ここの初期設定を間違えているのです。すべての仕事を最速で処理できる人はいません。人間ですからどうしても波が出てきます。それを自分できちんと把握しておかないと、予定を立ててもうまくいかなくなってしまうのです。毎日残業で予定通り仕事が進まない、という人は自分の仕事の仕方を振り返ってみてください。行き当たりばったりに仕事をしてはいませんか?

ワークフローとは、業務を効率的に行うために作業のながれや必要な手続きを図式化し、役割分担などを記述しておくことです。